Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

hagel IT-Services GmbH (Marke „kjello“)
Spaldingstraße 64-68, 20097 Hamburg
E-Mail: hallo@kjello.de · Telefon: 040 28410268-0

kjello ist eine Marke der hagel IT-Services GmbH. Es handelt sich um dasselbe Unternehmen — für Anfragen über kjello.de gelten dieselben Datenschutz-Standards wie bei hagel IT.

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn in allen Fragen rund um den Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte unter datenschutz@hagel-it.de oder postalisch unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist — oder soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und treffen keine automatisierten Einzelfallentscheidungen. Wie wir Interessenten einschätzen (Profiling), steht in Abschnitt 12b. Die Angabe personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig; ohne sie können wir einzelne Funktionen (z. B. eine Antwort auf Ihre Anfrage) allerdings nicht erbringen.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei Verarbeitungen zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Ihre Anfrage) dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Grundlage. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. In den übrigen Fällen — etwa beim sicheren Betrieb und der bedarfsgerechten Gestaltung dieser Website — ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage.

Bei der Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) stützen wir uns zusätzlich auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO in Verbindung mit den EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Näheres in den jeweiligen Abschnitten.

Diese Website wird bei Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA bzw. Cloudflare Germany GmbH) auf der Plattform „Cloudflare Pages“ gehostet. Cloudflare verarbeitet dabei in unserem Auftrag technisch notwendige Daten, die Ihr Browser übermittelt (siehe Server-Logfiles), und dient zugleich der Abwehr von Angriffen und Überlastung. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Übermittlung in Drittländer ist über die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystem-Angaben. Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Auslieferung, der Sicherheit (Angriffserkennung) und der Fehleranalyse. Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Identifizierung einzelner Personen genutzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht bzw. anonymisiert.

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird. Wenn die Verschlüsselung aktiv ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Diese Website setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Deshalb sehen Sie hier auch kein Cookie-Banner — es gibt schlicht nichts einzuwilligen, was nicht ohnehin notwendig wäre.

Wir verwenden nur technisch notwendige Speicherung in Ihrem Browser, die ihn nie verlässt:

• Der Podcast-Player merkt sich, an welcher Stelle Sie eine Folge angehalten haben (localStorage), und löscht den Eintrag, wenn die Folge zu Ende ist.
• Kontaktformular und IT-Check reichen Ihre Angaben bzw. die Herkunft des Aufrufs an die nächste Seite weiter (sessionStorage); das verschwindet, sobald Sie den Tab schließen.
• Der KI-Chat legt nichts im Browser ab — das Gespräch existiert nur, solange die Seite offen ist.

Sie können diese Einträge jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderlich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen, Telefonnummer, Thema und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Dabei geben wir Ihre Daten an folgende Auftragsverarbeiter weiter:

• Resend (Resend, Inc.) — versendet die Benachrichtigung an uns und Ihre Eingangsbestätigung.
• kjello — unser eigenes Interessenten-Verzeichnis auf unserem eigenen Server in Deutschland. Ihre Anfrage wird dort als Person, Firma und Vorgang gespeichert, damit sie nicht verloren geht und wir den Bearbeitungsstand nachvollziehen können. Siehe Abschnitt 12.
• ActiveCampaign (ActiveCampaign, LLC, USA) — auslaufend: erhält bis zur Abschaltung, längstens bis 30. November 2026, eine Kopie Ihrer Anfrage. Siehe Abschnitt 12.
• Cloudflare Turnstile — prüft, ob das Formular von einem Menschen abgeschickt wurde. Siehe Abschnitt 13.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung und Dokumentation Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach einer Anfrage erhalten Sie auch unseren Newsletter – auch ohne Häkchen; was das bedeutet und wie Sie widersprechen, steht in Abschnitt 12a. Wie lange wir die Daten speichern, steht in Abschnitt 17.

Für unsere kostenlosen Downloads bitten wir Sie um Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihren Namen. Wir nutzen diese Angaben, um Ihnen das angeforderte Dokument per E-Mail zuzusenden (Versand über Resend) und um den Download in unserem Interessenten-Verzeichnis kjello zu dokumentieren — inklusive einer Markierung, welches Dokument Sie angefordert haben (Abschnitt 12). Bis zur Abschaltung, längstens bis 30. November 2026, erhält ActiveCampaign davon eine Kopie.

Rechtsgrundlage für den Versand ist die Erfüllung Ihrer Anforderung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach einem Download erhalten Sie außerdem unseren Newsletter, auch ohne Häkchen (Abschnitt 12a). Setzen Sie im Formular das Häkchen für den Newsletter, ist das Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); wie wir sie mit der Kennung des Einwilligungstextes nachweisen, steht ebenfalls in Abschnitt 12a. Sie können der weiteren Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit formlos widersprechen — eine Nachricht an hallo@kjello.de genügt.

Auf dieser Website bieten wir eine KI-gestützte Chat-Assistentin („Mira“) an, die Ihre Fragen zu kjello beantwortet. Der Chat startet nicht von selbst — er verarbeitet erst dann Daten, wenn Sie ihn öffnen und eine Nachricht senden. Die Nutzung ist vollständig freiwillig; alle Informationen sind auch ohne ihn auf der Website verfügbar.

Damit die Assistentin antworten kann, wird der Inhalt Ihrer Nachricht an Microsoft Azure OpenAI Service übermittelt und dort verarbeitet. Der von uns genutzte Dienst läuft in der Azure-Region Deutschland (Frankfurt am Main) — Ihre Nachrichten werden also im Regelbetrieb innerhalb der EU verarbeitet. Microsoft handelt dabei als Auftragsverarbeiter; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Ist das Modell gestört, antwortet ein kleineres Modell desselben Dienstes, ebenfalls in der EU; eine Übermittlung in die USA findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen, rund um die Uhr verfügbaren Erstauskunft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bitte übermitteln Sie im Chat dennoch keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) — für solche Anliegen erreichen Sie uns direkt unter hallo@kjello.de.

Zusätzlich verarbeiten wir im Zusammenhang mit dem Chat:

• Chat-Verlauf — Ihre Nachrichten und die Antworten der Assistentin werden nur für die Antwort verarbeitet und nicht gespeichert. Der Verlauf liegt allein in Ihrem Browserfenster und ist weg, sobald Sie die Seite verlassen.
• Ihre Kontaktdaten — nur wenn Sie selbst im Chat Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nennen, weil Sie weitere Informationen wünschen. Daraus wird eine Anfrage: Der Chat-Verlauf wird Teil Ihres Vorgangs, und es gilt, was in den Abschnitten 9, 12, 12a und 12b steht – auch zum Newsletter nach einer Anfrage. Gespeichert bleibt er so lange wie Ihr Vorgang (Abschnitt 17).
• IP-Adresse — kurzzeitig zur Begrenzung der Anfragen pro Minute (Schutz vor Missbrauch).

Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) und eine Löschung Ihrer Anfrage aus dem Chat formlos unter hallo@kjello.de verlangen.

Im IT-Check beantworten Sie neun Fragen per Auswahl. Damit Sie sofort eine persönliche Auswertung erhalten, übermitteln wir nur Ihre ausgewählten Antworten (z. B. „10 bis 24 Personen“, „Sicherung nie ausprobiert“) an ein Sprachmodell von OpenAI (USA). Dabei werden keine Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen oder sonstigen personenbezogenen Daten übermittelt; freie Texteingaben gibt es in diesem Schritt nicht. Antworten und Auswertung speichern wir ohne Personenbezug höchstens 24 Stunden, damit Sie sie auf Wunsch mit Ihren Kontaktdaten an uns senden können. Ihre IP-Adresse verarbeiten wir kurzzeitig, um die Zahl der Auswertungen je Stunde zu begrenzen (Schutz vor Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontaktdaten sind freiwillig und werden erst nach der Auswertung abgefragt. Wenn Sie sie angeben und einwilligen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse und – falls angegeben – Firma und Telefonnummer zusammen mit Ihren Antworten, der Auswertung und der Herkunft des Aufrufs (z. B. „LinkedIn“) in unserem Vertriebssystem auf unserem eigenen Server in Deutschland, um Sie zu Ihrer Auswertung zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können – eine Nachricht an hallo@kjello.de genügt.

Anfragen, Downloads, Anfragen aus dem Chat und den IT-Check mit Kontaktdaten führen wir in kjello, unserer eigenen Software für Kundenbetreuung und Vertrieb. Sie läuft auf unserem eigenen Server; die Daten liegen in einer Datenbank bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in Deutschland. Dort führen wir je Person und Firma einen Vorgang mit Ihren Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Inhalt Ihrer Nachricht), der Quelle und dem Zeitpunkt Ihrer Anfrage, unseren Gesprächen und dem Bearbeitungsstand – damit Anfragen zuverlässig beantwortet werden und wir Ihnen bei einem späteren Kontakt nicht dieselben Fragen erneut stellen müssen. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Was wir im Vertrieb darüber hinaus verarbeiten, steht in Abschnitt 12b.

Auslaufender Dienst ActiveCampaign: Bis zur Abschaltung, spätestens bis zum 30. November 2026, übermitteln wir Anfragen und Downloads zusätzlich an ActiveCampaign (ActiveCampaign, LLC, 1 N Dearborn St, Chicago, IL 60602, USA), das wir bisher als Kundenbeziehungs-Management-System genutzt haben. ActiveCampaign verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Servern in den USA; die Übermittlung ist über die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Danach nutzen wir ActiveCampaign nicht mehr und lassen die dort gespeicherten Daten löschen.

Wenn Sie unseren Newsletter erhalten, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse sowie – soweit Sie sie uns genannt haben – Ihren Namen, Ihre Anrede und Ihre Firma, um Ihnen etwa einmal im Monat Tipps rund um IT im Unternehmen zu schicken. Haben Sie dafür in einem Formular das Häkchen gesetzt, ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen – über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder mit einer kurzen Mail an hallo@kjello.de.

Nach einer Anfrage oder einem Download: Wenn Sie uns eine Anfrage schicken (Formular, Chat, IT-Check oder E-Mail) oder auf dieser Website etwas herunterladen, nehmen wir Sie auch dann in den Newsletter auf, wenn Sie das Häkchen für den Newsletter nicht gesetzt haben. Grundlage dafür ist nicht Ihre Einwilligung, sondern unser berechtigtes Interesse, Interessenten über unsere Leistungen zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Direktwerbung). Wichtig: Eine Anfrage oder ein Download ist keine Einwilligung in Werbung per E-Mail im Sinne von § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Sie können dem Empfang deshalb jederzeit und ohne Begründung widersprechen – über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per Mail an hallo@kjello.de; danach erhalten Sie keine Ausgabe mehr. Haben Sie sich schon einmal abgemeldet, ändert eine neue Anfrage oder ein neuer Download daran nichts – dann zählt nur ein neu gesetztes Häkchen.

Nachweis Ihrer Einwilligung: Setzen Sie in einem Newsletter- oder Download-Formular das Häkchen, speichern wir als Nachweis den Zeitpunkt, die Seite, auf der Sie das Formular abgeschickt haben, Ihre IP-Adresse und eine Kennung für den genauen Wortlaut des Einwilligungstextes, den Sie dort gesehen haben (Art. 7 Abs. 1 DSGVO; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ändern wir den Text, bekommt die neue Fassung eine neue Kennung; die früheren Fassungen bewahren wir auf, damit sich jede Einwilligung ihrem Wortlaut zuordnen lässt.

Wo Ihre Daten liegen: Die Liste der Abonnentinnen und Abonnenten führen wir mit der Software Listmonk selbst. Die Anwendung läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland, die Daten liegen in einer Datenbank bei der Hetzner Online GmbH ebenfalls in Deutschland. Verschickt werden die Mails über unser Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland).

Auswertung: Jede Ausgabe enthält ein unsichtbares Zählpixel, und die Links führen über unseren Server. So erkennen wir, ob und wann Sie eine Ausgabe geöffnet und welche Links Sie angeklickt haben – auch bezogen auf Ihre E-Mail-Adresse. Das nutzen wir, um die Inhalte zu verbessern und zu sehen, welche Themen Sie interessieren; Öffnungen und Klicks fließen außerdem mit Datum in unsere Einschätzung von Interessenten ein (Abschnitt 12b). Die Auswertung gehört zu Ihrer Einwilligung – erhalten Sie den Newsletter nach einer Anfrage oder einem Download, zu unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – und endet mit der Abmeldung. Wenn Ihr Mailprogramm Bilder nicht automatisch lädt, wird das Öffnen nicht erfasst.

Widerspruch gegen die Auswertung: Sie können der Auswertung widersprechen, ohne den Newsletter abzubestellen – eine kurze Mail an hallo@kjello.de genügt. Wir vermerken dann bei Ihnen „ohne Messung“: Sie erhalten jede Ausgabe in einer Fassung ohne Zählpixel und mit direkten Links, die nicht über unseren Server führen. Öffnungen und Klicks werden für Sie dann weder erfasst noch in unsere Einschätzung übernommen.

Speicherdauer: Ihre Daten bleiben gespeichert, solange Sie den Newsletter beziehen. Nach einer Abmeldung behalten wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, damit Sie keine Ausgaben mehr erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Adressen, an die Mails dauerhaft nicht zugestellt werden können, sperren wir automatisch.

Übergang: Bis ActiveCampaign abgeschaltet ist (spätestens 30. November 2026, siehe Abschnitt 12), gleichen wir Abmeldungen zwischen ActiveCampaign und unserer Newsletter-Liste ab, sodass eine Abmeldung überall gilt.

Wenn Sie sich für kjello interessieren – durch eine Anfrage, einen Download, einen Termin oder ein Gespräch –, führen wir Ihren Vorgang in unserem Interessenten-Verzeichnis (Abschnitt 12). Damit wir Sie gut vorbereitet beraten, verarbeiten wir dabei die folgenden Daten. Rechtsgrundlage ist, soweit unten nicht anders angegeben, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und unser berechtigtes Interesse an einer gut vorbereiteten Beratung und an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Firmensteckbrief aus öffentlichen Quellen: Zu Ihrem Unternehmen stellen wir einen kurzen Steckbrief zusammen: Branche, Größe, Geschäftsführung, eingesetzte Bürosoftware (etwa Microsoft 365 oder Google Workspace), Website und aktuelle Meldungen. Die Angaben stammen ausschließlich aus öffentlich zugänglichen Quellen – Ihrer Website und deren Impressum, öffentlichen Registern, öffentlich abrufbaren technischen Angaben wie DNS-Einträgen, Presseberichten und Suchmaschinen. Adress- oder Firmendatenhändler nutzen wir nicht. Finden wir ein öffentliches LinkedIn-Profil Ihrer Ansprechperson, speichern wir nur den Link dorthin; Inhalte von LinkedIn rufen wir nicht ab. Jede Angabe trägt ihre Quelle, fehlende Angaben bleiben leer. Die Zusammenstellung übernimmt unser KI-Assistent „Quill“; das Sprachmodell läuft bei Microsoft Azure in Frankfurt am Main. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; diese Angaben erhalten Sie nach Art. 14 DSGVO.

Einschätzung von Interessenten (Profiling): Um zu entscheiden, wen wir wann und wie ansprechen, schätzen wir Interessenten ein. Dazu gehören eine Punktzahl, wie gut wir zu Ihrem Unternehmen passen – aus Firmengröße, Branche, Hinweisen auf Microsoft 365, Ihren Signalen und unseren Gesprächen, mit einer Begründung in einem Satz –, eine kurze Zusammenfassung des Stands, die unser KI-Assistent bei jeder neuen Nachricht und jedem Gespräch neu schreibt, und Signale mit Datum: Öffnungen und Klicks im Newsletter (Abschnitt 12a) und Aufrufe Ihrer persönlichen Kundenseite (unten). Das ist Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Zweck: Wir wollen uns zuerst um die Anfragen kümmern, bei denen wir wirklich helfen können, und Sie zu einem passenden Zeitpunkt mit passenden Inhalten ansprechen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gerechnet wird mit unserem KI-Assistenten „Quill“; das Sprachmodell läuft bei Microsoft Azure in Frankfurt am Main. Automatische Aufrufe durch Mail-Sicherheitsprogramme zählen nicht als Signal. Es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO: Die Einschätzung ordnet nur unsere Arbeitsliste – ob und wie wir Sie ansprechen und was wir Ihnen anbieten, entscheidet immer ein Mensch. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Einschätzung jederzeit widersprechen, formlos an hallo@kjello.de. Weil sie der Direktwerbung dient, beachten wir Ihren Widerspruch ohne weitere Abwägung (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO): Wir löschen Punktzahl, Zusammenfassung und Signale und erheben sie nicht neu. Ihre Anfrage beantworten wir selbstverständlich trotzdem.

Passende Fallstudien: Damit Sie sehen, wie wir ähnlichen Unternehmen geholfen haben, wählen wir aus den veröffentlichten Fallstudien der hagel IT-Services GmbH die passenden aus – anhand Ihrer Branche und der Themen, die Sie uns genannt haben – und zeigen sie Ihnen etwa auf Ihrer persönlichen Kundenseite. Dafür werden keine Daten an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Telefonate mit unserer KI-Telefonassistentin „Lara“: Nach einer Anfrage ruft Sie unter Umständen unsere KI-Telefonassistentin Lara an, etwa um einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. Die Sprachverarbeitung übernimmt Retell AI, Inc. (USA) in unserem Auftrag; die Übermittlung in die USA ist über einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Diese Gespräche zeichnen wir zur Qualitätssicherung auf. Lara weist ganz zu Beginn darauf hin und fragt, ob Sie einverstanden sind. Rechtsgrundlage für die Aufnahme ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können – auch während des Gesprächs. Speicherdauer: Die Tonaufnahme löschen wir 90 Tage nach dem Gespräch, auch beim Anbieter. Die schriftliche Mitschrift bleibt bei Ihrem Vorgang (Abschnitt 17). Auf Wunsch löschen wir die Aufnahme sofort.

Mitschrift im Kennenlernen und im Bedarfsgespräch: An unseren Online-Terminen in Microsoft Teams – dem kurzen Kennenlernen und dem ausführlicheren Bedarfsgespräch – kann ein Mitschrift-Assistent („Sally“, sally.io) als sichtbarer Teilnehmer teilnehmen. Er nimmt das Gespräch auf, verschriftlicht es und erstellt daraus eine Zusammenfassung mit Themen, Entscheidungen und nächsten Schritten. Zu Beginn des Termins fragen wir, ob Sie damit einverstanden sind; sagen Sie nein, nimmt der Assistent nicht teil. Die Zusammenfassung legen wir bei Ihrem Vorgang und in Ihrem Kundenraum (unten) ab. Rechtsgrundlage für Aufnahme und Mitschrift ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können; für die Zusammenfassung als Grundlage unseres Angebots zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre persönliche Kundenseite: Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie einen Link zu einer persönlichen Seite: Ihr Ansprechpartner mit Foto, Ihr Termin, ein paar freiwillige Vorbereitungsfragen und – je nach Stand – eine Zusammenfassung unseres Gesprächs, passende Fallstudien, das Angebot, das Ergebnis einer Analyse und der Fahrplan. Die Seite ist nur über eine lange, zufällig erzeugte Adresse erreichbar und wird nicht von Suchmaschinen erfasst; Angebot und Analyse-Ergebnis öffnen sich erst nach Eingabe eines zusätzlichen Einmal-Codes. Ihre Antworten auf die Vorbereitungsfragen speichern wir bei Ihrem Vorgang. Öffnungen werden gemerkt: Wird die Seite aufgerufen, speichern wir den Zeitpunkt und den aufgerufenen Abschnitt; der Aufruf erscheint als Signal bei Ihrem Vorgang, und Ihr Ansprechpartner wird benachrichtigt. Zum Schutz der Seite führen wir außerdem ein Zugriffsprotokoll mit technischen Angaben wie der IP-Adresse. Die Seite läuft spätestens zwölf Monate nach Abschluss des Vorgangs ab; auf Wunsch sperren wir sie sofort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und unser berechtigtes Interesse, Sie zum richtigen Zeitpunkt zu begleiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dem Merken der Öffnungen können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Ihr Kundenraum: Ab einem vereinbarten Kennenlernen legen wir für Ihr Unternehmen einen Kundenraum in BookStack an, einem Wissenssystem, das wir selbst auf unserem eigenen Server betreiben. Dort liegen Steckbrief, Gesprächsprotokolle, Analysen, Angebote und die Dateien, die Sie uns schicken. Zugriff hat nur unser Vertrieb. Kommt ein Auftrag zustande, wird der Kundenraum Teil der Dokumentation für die Betreuung Ihrer IT; sonst gilt die Speicherdauer aus Abschnitt 17. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Damit wir Interessenten mit Anzeigen auf Facebook und Instagram erreichen – und Kunden sowie Interessenten, die abgesagt haben, gerade nicht –, pflegen wir bei Meta eine Zielgruppe „Neuinteressenten“ (Custom Audience). Dazu übermitteln wir die E-Mail-Adressen von Interessenten aus unserem Interessenten-Verzeichnis (Abschnitt 12) – nicht im Klartext, sondern nur als Hash (SHA-256), also als unumkehrbare Prüfsumme. Meta gleicht diese Prüfsummen mit den eigenen Nutzerkonten ab und bildet daraus die Zielgruppe; nach Angaben von Meta werden die Prüfsummen nach dem Abgleich gelöscht. Haben Sie kein Konto bei Meta, entsteht dabei nichts. Auf dieser Website selbst setzen wir dafür kein Meta-Pixel und keine Cookies ein.

Wir gleichen die Zielgruppe täglich ab: Aufgenommen werden nur Interessenten, die wir per E-Mail anschreiben dürfen (Abschnitt 12a); wer Kunde wird, absagt, sich abmeldet oder widerspricht, wird beim nächsten Abgleich wieder entfernt.

Datenempfänger: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland; Meta verarbeitet die Prüfsummen für den Abgleich in unserem Auftrag. Eine Datenübermittlung in die USA kann stattfinden (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Widerspruch: Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), formlos an hallo@kjello.de – dann nehmen wir Sie beim nächsten Abgleich aus der Zielgruppe und nicht wieder auf.

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Einsendungen (Bots, Spam) setzen wir „Turnstile“ von Cloudflare ein. Turnstile analysiert dazu technische Merkmale Ihres Browsers und Ihres Verhaltens beim Ausfüllen des Formulars sowie Ihre IP-Adresse, um zu bewerten, ob die Eingabe von einem Menschen stammt. Turnstile kommt ohne Cookies und ohne Nutzer-Tracking aus und zeigt in der Regel kein Rätsel an. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die Online-Terminvereinbarung leiten wir Sie zu „Microsoft Bookings“ (Microsoft Corporation) weiter. Die dort von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin) werden von Microsoft im Rahmen der Terminvereinbarung in unserem Auftrag verarbeitet; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Microsoft. Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer einfachen Terminabstimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir setzen die Schriftart „Hanken Grotesk“ ein, die lokal auf unserem Server eingebunden ist. Es findet kein Verbindungsaufbau zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) statt; Ihre IP-Adresse wird hierfür nicht an Dritte übertragen.

Zur anonymisierten Auswertung der Nutzung setzen wir die selbst gehostete Open-Source-Software „Matomo“ ein. Matomo läuft auf einem Server in Deutschland; die Daten verbleiben bei uns und werden nicht an Dritte übermittelt oder mit anderen Daten zusammengeführt. Dabei werden keine Cookies gesetzt und Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt (anonymisiert).

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); wegen der cookielosen, anonymisierten Verarbeitung ist eine Einwilligung nicht erforderlich. Widerspruch: Aktivieren Sie in Ihrem Browser die Funktion „Do Not Track“ — Matomo respektiert dieses Signal und erfasst Ihren Besuch dann nicht. Darüber hinaus binden wir keine Werbe- oder Analysedienste Dritter ein.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Server-Logfiles: maximal 30 Tage.
• Interessenten (Anfragen, Downloads, Gespräche, Abschnitte 9, 10, 12 und 12b): ohne feste Frist – bis zu Ihrem Widerspruch oder bis der Zweck entfällt, etwa weil feststeht, dass keine Zusammenarbeit zustande kommt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten zusätzlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (handels- und steuerrechtlich in der Regel 6 bzw. 10 Jahre).
• Chat-Verläufe: werden nicht gespeichert. Eine Anfrage aus dem Chat (mit genannter E-Mail-Adresse) behandeln wir wie eine Anfrage über das Formular.
• Tonaufnahmen von Telefonaten mit Lara: 90 Tage nach dem Gespräch.
• Newsletter: solange Sie ihn beziehen; danach nur noch die Sperrliste (Abschnitt 12a).
• Reichweitenmessung: anonymisierte Daten ohne Personenbezug; kein Löschanspruch erforderlich.

Unabhängig davon löschen wir Ihre Daten, sobald Sie einer Verarbeitung wirksam widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Verlangen Sie die Löschung, löschen wir Ihre Daten in allen unseren Systemen, einschließlich Gesprächsaufnahmen; behalten wird nur ein Sperrvermerk, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.

Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — falsche Daten korrigieren lassen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessenwerden“.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe in einem gängigen Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen, insbesondere gegen Direktwerbung.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich dazu formlos an datenschutz@hagel-it.de oder hallo@kjello.de. Wir antworten Ihnen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

Für unsere Datenstudien messen wir öffentlich abrufbare technische Angaben von rund 10.600 Domains. Diese Domains sind in Wikidata als Website eines Unternehmens mit Sitz in Deutschland eingetragen. Gehört eine Domain einer Einzelperson, etwa einem eingetragenen Kaufmann, oder enthält ein Eintrag eine persönliche E-Mail-Adresse, sind das personenbezogene Daten.

E-Mail-Sicherheit: Für unsere Studie „E-Mail-Sicherheit 2026“ haben wir am 8. Oktober 2026 die öffentlich abrufbaren DNS-Einträge (MX, SPF, DMARC, MTA-STS, TLS-RPT, DNSSEC, zwei DKIM-Standardselektoren) dieser Domains abgefragt.

Website-Sicherheit: Für unsere Studie „Website-Sicherheit 2026“ haben wir am 9. Oktober 2026 die Startseiten derselben Domains so aufgerufen, wie es ein Browser beim normalen Besuch tut: je Domain höchstens vier Aufrufe der Startseite (mit und ohne „www.“, verschlüsselt und unverschlüsselt) samt Weiterleitungen sowie die öffentlichen Dateien /robots.txt und /.well-known/security.txt. Gespeichert haben wir nur technische Angaben aus den Antworten: Statuscodes, TLS-Version, Aussteller und Laufzeit des Zertifikats und ausgewählte Antwort-Header (etwa Strict-Transport-Security, Content-Security-Policy, Server, X-Powered-By). Seiteninhalte und Cookie-Inhalte haben wir weder gespeichert noch ausgewertet. Unser Abruf gibt sich als „kjello-studie/1.0“ mit Verweis auf unsere Studienseite zu erkennen; Domains, deren robots.txt solche Abrufe ausschließt, haben wir ausgelassen.

Zweck: statistische Auswertung, wie verbreitet Schutzverfahren gegen gefälschte Absender sowie Verschlüsselung und Sicherheitseinstellungen auf Unternehmenswebsites sind. Veröffentlicht werden ausschließlich Summen und Anteile, nie einzelne Domains oder Unternehmen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, belastbare Zahlen zur E-Mail- und Website-Sicherheit von Unternehmen zu erheben und zu veröffentlichen.
Quellen: öffentliches DNS (abgefragt über den Resolver 1.1.1.1 der Cloudflare, Inc., der seine Protokolle nach eigenen Angaben binnen 25 Stunden löscht), die öffentlich abrufbaren Startseiten der Domains selbst und Wikidata.
Speicherdauer: Domainliste und Messwerte bis 31.12.2027, danach werden sie gelöscht. Dauerhaft bleiben nur die zusammengefassten Ergebnisse.
Widerspruch: Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 und 6 DSGVO), formlos an datenschutz@hagel-it.de. Wir löschen dann die Messwerte Ihrer Domain. Ihre weiteren Rechte stehen in Abschnitt 18.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, steht Ihnen unbeschadet anderer Rechtsbehelfe ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 26. Oktober 2026. Wir passen sie an, sobald Änderungen unserer Verarbeitung dies erforderlich machen — etwa wenn neue Dienste hinzukommen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.