Mitarbeiter-Onboarding & Offboarding automatisieren
Jeder Eintritt kostet Zeit: Konto anlegen, Lizenz vergeben, Gerät vorbereiten. Jeder Austritt muss alles wieder entziehen. Mit kjello erledigen Sie beides im Portal, und nichts wird vergessen.
Konto, E-Mail, Programme und Gerät sind eingerichtet, bevor der erste Arbeitstag beginnt.
Person und erster Tag, Gerät und Programme, Zusammenfassung. Den Rest erledigt kjello.
Alle Zugänge werden entzogen und protokolliert. Nichts bleibt offen.
Sie füllen ein Formular aus. Keine Kommandozeile, kein Fachchinesisch.
- Onboarding und Offboarding automatisieren heißt: Konten, Lizenzen und Geräte nach festem Ablauf vergeben und wieder entziehen, statt jeden Schritt von Hand zu erledigen.
- Mit kjello nehmen Sie neue Mitarbeitende im Portal in drei Schritten auf. Microsoft-Konto und Lizenz entstehen per Klick.
- Beim Austritt entziehen Sie Konto und Lizenz per Klick. Jeder Schritt wird protokolliert.
- Hinter kjello steht ein echtes Systemhaus (4,9/5 Bewertung, 5.000+ Tickets pro Jahr), mit Hosting in Deutschland.
Warum manuelles On- und Offboarding teuer wird
Von Hand zieht sich ein Eintritt oft über Tage und mehrere Zuständige. Beim Austritt bleiben Konten aktiv, die längst gesperrt sein sollten.
Der Grund ist die Zersplitterung: Konto, E-Mail, Lizenzen, Laufwerke, Notebook und Telefon liegen in verschiedenen Systemen und Händen. Geht eine Aufgabe unter, kann die neue Kollegin am ersten Tag nicht arbeiten.
Beim Austritt ist es umgekehrt. Ein vergessenes Konto bleibt offen, und Ehemalige behalten Zugriff auf Postfächer, Dateien oder Cloud-Dienste. Für ein Audit lässt sich kaum belegen, wann welcher Zugang entzogen wurde. So entstehen Lücken bei Sicherheit und Compliance.
Onboarding automatisieren: in drei Schritten im Portal
Sie nehmen die Person im Portal auf. kjello legt das Microsoft-Konto an, weist die Lizenz zu und bereitet das Gerät vor.
Das Software-Profil bestimmt, welche Programme auf das Gerät kommen. So bekommt jede Person, was zu ihrer Aufgabe gehört. Eine Checkliste zeigt jederzeit, was erledigt ist und was noch offen ist. Am ersten Arbeitstag ist alles bereit.
Der Onboarding-Prozess Schritt für Schritt
Der Eintritt im Portal folgt immer derselben Reihenfolge, damit keine Aufgabe untergeht:
- 1 Person und erster Tag
Sie tragen Name, Abteilung und den ersten Arbeitstag ein. Bis zu diesem Tag muss alles bereitstehen.
- 2 Gerät und Programme
Sie wählen das Gerät und das Software-Profil. Das Gerät ist der Person zugewiesen und richtet sich bei der ersten Anmeldung ein.
- 3 Zusammenfassung
Sie sehen alles, was bis zum ersten Tag vorbereitet wird, und bestätigen. kjello legt das Microsoft-Konto an und weist die Lizenz zu.
Sauberes Offboarding: jeder Zugang nachvollziehbar entzogen
Beim Austritt entziehen Sie Microsoft-Konto und Lizenz per Klick. Das Gerät wird zur Rückgabe markiert, jeder Schritt protokolliert.
So belegen Sie für ein Audit oder eine NIS2-Prüfung, dass kein Zugang offen geblieben ist. Weil kjello weiß, was die Person beim Eintritt bekam, wird genau das wieder entzogen.
Wer welches Konto hat, steht im Zugriffs-Register. Jeder Schritt des Austritts wird protokolliert.
Self-Service-Portal und Geräte-Management greifen ineinander
Jedes Gerät und jede Lizenz hängt im Portal an einer Person. So bleibt das Inventar bei jedem Ein- und Austritt aktuell, ganz ohne Excel-Liste.
Wird ein Notebook beim Eintritt zugewiesen, erscheint es sofort bei der richtigen Person. Ein zurückgegebenes Notebook ist sofort wieder verfügbar. Mitarbeitende sehen ihre Geräte und starten Support selbst. Mehr dazu unter So funktioniert kjello.
DSGVO-konform, mit Hosting in Deutschland
kjello verarbeitet die Daten aus Ein- und Austritten in Rechenzentren in Deutschland und der EU, mit Datenschutzbeauftragtem.
Jeder Schritt steht im Protokoll, und ins Portal melden Sie sich auf Wunsch ohne Kennwort an. So bleibt jeder Schritt prüfbar, wenn Sie DSGVO oder NIS2 nachweisen müssen.
Hinter der Plattform steht ein echtes Systemhaus mit 4,9 von 5 Sternen bei Google und über 5.000 Tickets pro Jahr. Sie automatisieren also nicht mit einem reinen Software-Werkzeug, sondern mit einem Partner.
IT-Onboarding-Komplettpaket
Neue Mitarbeitende ab Tag 1 startklar – nichts vergessen.
- Vollständige Onboarding-Checkliste: Konten, Geräte, Lizenzen, Zugänge
- Rollenklärung: Wer macht was zwischen HR und IT
- Zeitplan: Was vor, an und nach dem ersten Tag passiert
Onboarding & Offboarding automatisieren – häufige Fragen
Was bedeutet „Onboarding und Offboarding automatisieren“?
Die wiederkehrenden Schritte bei Ein- und Austritten laufen nach festem Ablauf statt von Hand. Beim Eintritt entstehen Konto, Lizenz, Programme und Gerät. Beim Austritt wird alles wieder entzogen. So sinkt der Aufwand, und nichts wird vergessen.
Wie lange dauert ein Onboarding mit kjello?
Die Aufnahme im Portal dauert wenige Minuten: drei Schritte, dann legt kjello Konto und Lizenz an und bereitet das Gerät vor. Wie das aussieht, zeigt So funktioniert kjello.
Wie läuft der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter ab?
In drei Schritten: Person und erster Tag, Gerät und Programme, Zusammenfassung. Danach legt kjello das Microsoft-Konto an, weist die Lizenz zu und bereitet das Gerät vor.
Was geschieht mit Konten und Daten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?
Sie entziehen Microsoft-Konto und Lizenz per Klick. Das Gerät wird zur Rückgabe markiert. Jeder Schritt wird protokolliert, Sie können also belegen, dass kein Zugang offen geblieben ist.
Was passiert beim Offboarding mit den Zugängen?
kjello entzieht alle Zugänge in einem nachvollziehbaren Vorgang: Konto sperren, Lizenz freigeben, Gerät zur Rückgabe markieren. Jeder Schritt steht im Protokoll.
Woher weiß ich, dass wirklich kein Zugang offen geblieben ist?
Jeder Schritt des Austritts wird protokolliert. Im Zugriffs-Register sehen Sie, wer welches Konto hat, und das Ergebnis einer Zugriffsprüfung exportieren Sie als PDF oder Tabelle.
Funktioniert das automatisierte Onboarding auch mit Microsoft 365?
Ja. kjello legt beim Eintritt das Microsoft-Konto an und weist die Lizenz zu. Beim Austritt entzieht es beides. Gruppen, Postfächer und Berechtigungen pflegt auf Wunsch das Paket „Microsoft 365 betreut“.
Lässt sich das Onboarding an ein HR-System wie Personio oder Factorial anbinden?
Ihre Mitarbeitenden übernehmen Sie per Tabelle, als CSV- oder Excel-Liste. So stehen alle Personen in einem Schritt im Portal. Neue Eintritte nehmen Sie danach in drei Schritten im Portal auf.
Ist die Automatisierung DSGVO-konform?
Ja. kjello verarbeitet die Daten in Rechenzentren in Deutschland und der EU, mit Datenschutzbeauftragtem, Verschlüsselung, Anmeldung ohne Passwort und nachvollziehbarem Protokoll.
Was kostet das automatisierte On- und Offboarding?
kjello rechnet pro Arbeitsplatz ab; für den Austritt fällt keine Gebühr an, die Aufnahme neuer Personen steht im Angebot. Ihr Angebot stellen wir nach einem kurzen Gespräch zusammen – fragen Sie es unverbindlich an.
Mehr erfahren: So funktioniert kjello · Angebot anfragen
On- und Offboarding automatisieren – ohne Zettelwirtschaft.
Erzählen Sie uns, wie Ihre Ein- und Austritte heute laufen. Wir zeigen Ihnen den Ablauf an Ihrem Fall und stellen ein Angebot zusammen.
- Unverbindlich
- monatlich kündbar
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags
- hallo@kjello.de
