Externe IT-Abteilung – Ihr komplettes IT-Team ab Tag 1
Eine externe IT-Abteilung übernimmt, was sonst Ihre eigene IT erledigt: Support, Geräte, Zugänge, Updates und Sicherheit. Mit kjello bekommen Sie dazu ein Portal, feste Ansprechpartner und ein echtes Technik-Team – ohne eine IT-Stelle besetzen zu müssen.
Ab 29 € pro Arbeitsplatz · deutschlandweit · DSGVO-konform
Ein Technikerteam, das Ihr Haus kennt, statt einer einzelnen IT-Kraft.
Reicht das Portal nicht, hilft ein echtes Technik-Team weiter.
Ein fester Betrag je Mitarbeitenden im Monat, ohne Stundenzettel.
Keine offene Stelle, kein Wissen, das mit einer Kündigung verschwindet.
- Eine externe IT-Abteilung übernimmt dauerhaft Support, Geräte, Zugänge, Updates und Sicherheit – zu einem festen Betrag je Arbeitsplatz statt nach Stunden.
- Sie passt vor allem zu Unternehmen mit 10 bis 250 Arbeitsplätzen ohne eigene IT-Abteilung.
- Bei kjello kostet der betreute Arbeitsplatz 29 € im Monat. Security+ mit zentral überwachtem Virenschutz kommt mit 10 € je Arbeitsplatz dazu.
Mehr in Kürze
- Eine eigene IT-Stelle kostet realistisch 55.000 bis 70.000 € im Jahr – für eine Person, ohne Vertretung.
- Bei einer kritischen Störung melden wir uns in der Regel innerhalb von 30 Minuten.
Was ist eine externe IT-Abteilung?
Eine externe IT-Abteilung ist ein IT-Dienstleister, der dauerhaft die Aufgaben einer eigenen IT-Abteilung übernimmt. Er betreut Geräte, verwaltet Konten und Zugänge, hilft bei Störungen und hält alles aktuell und sicher. Sie zahlen meist einen festen Betrag je Arbeitsplatz und Monat. Fachlich ist das eine Form des IT-Outsourcings.
Der Unterschied zum Dienstleister auf Abruf: Der kommt, wenn etwas kaputt ist, und rechnet nach Stunden ab. Eine externe IT-Abteilung ist dauerhaft zuständig. Sie kennt Ihr Haus und hat feste Ansprechpartner für Sie.
Welche Aufgaben eine externe IT-Abteilung übernimmt
Eine IT-Abteilung sorgt dafür, dass alle arbeiten können. Eine externe IT-Abteilung übernimmt genau diese Aufgaben, nur ist das Team nicht bei Ihnen angestellt. Mehr dazu im Ratgeber Was macht eine IT-Abteilung?
Einfache Anliegen erledigen Sie bei kjello selbst im Portal, für alles andere ist das Technik-Team da. Größere Vorhaben planen wir als eigenes Projekt. Die Übersicht zeigt kjello im Detail.
- Portal rund um die Uhr: Mitarbeitende an- und abmelden, Zugriffe beantragen, Kennwörter zurücksetzen
- Ein- und Austritt: Microsoft-Konto und Lizenz zum ersten Arbeitstag, beim Austritt Zugänge entziehen und Gerät zurückholen
- Windows-Rechner und Macs einrichten, aktuell halten und überwachen
- Geräte beschaffen – gekauft oder gemietet, eingerichtet und in der Geräteliste erfasst
- Hilfe bei Störungen und Anfragen von echten Technikerinnen und Technikern
- Feste Ansprechpartner, auf Wunsch ein Beratungsgespräch je Quartal
- Mit Security+: Virenschutz auf jedem Gerät, zentral überwacht, und ein monatlicher Sicherheitsbericht
- Server, Datensicherung und Firewall als weitere Bausteine
Woran Sie merken, dass Ihnen eine IT-Abteilung fehlt
Meist sind es kleine Reibungen, die sich summieren. Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich eine externe IT-Abteilung.
Typische Anzeichen
- Die IT hängt an einer Person – ist sie krank oder im Urlaub, wartet alles.
- Jemand macht die IT „nebenbei“ und kommt mit der eigentlichen Arbeit nicht hinterher.
- Niemand weiß sicher, welche Geräte, Lizenzen und Zugänge es gibt.
- Updates und Datensicherungen hat lange niemand geprüft.
- Neue Mitarbeitende warten am ersten Tag auf Laptop und Zugänge.
- Versicherung oder Auftraggeber fragen nach Nachweisen zur IT-Sicherheit.
Externe vs. eigene IT-Abteilung
Eine eigene IT-Abteilung bietet Nähe, kostet aber mehr als das Gehalt und hängt oft an einer einzelnen Person.
| Kriterium | Eigene IT-Stelle | Externe IT-Abteilung (kjello) |
|---|---|---|
| Kosten | 55.000–70.000 € pro Jahr mit Nebenkosten | Ab 29 € pro Arbeitsplatz und Monat |
| Vertretung | Bei Urlaub oder Krankheit steht die IT still | Ein Team, das sich vertritt |
| Fachwissen | Eine Person kann nicht alles abdecken | Wissen mehrerer Fachleute |
| Besetzung | Stellen bleiben oft monatelang offen | Keine Stellensuche nötig |
| Wachstum | Neue Stellen brauchen Vorlauf und Budget | Wächst je Arbeitsplatz mit |
| Kontrolle | Wissen hängt an einzelnen Köpfen | Geräteliste und Portal zeigen alles |
Nach unserer Rechnung lohnt sich eine eigene IT-Stelle selten unter rund 80 Arbeitsplätzen. Die Herleitung steht im Ratgeber IT-Kosten pro Mitarbeiter. Ist Ihre IT-Kraft schon an ihrer Belastungsgrenze, entlastet sie ein gemeinsamer Betrieb mit uns, ohne dass sie die Kontrolle abgibt.
Vor- und Nachteile einer externen IT-Abteilung
Nicht alles an einer eigenen Abteilung lässt sich eins zu eins ersetzen. Wer die Nachteile kennt, kann gezielt nachfragen.
Vorteile
- Ein Team statt einer Person, mit Vertretung.
- Planbare Kosten je Arbeitsplatz.
- Erfahrung aus vielen Kundenumgebungen.
- Dokumentierte IT, die nicht mit einer Kündigung verschwindet.
Nachteile – und wie wir damit umgehen
- Niemand sitzt am Nachbartisch. Hilfe kommt über Portal und Fernwartung, bei Bedarf auch vor Ort.
- Abhängigkeit vom Dienstleister. Bei kjello sehen Sie Geräte, Lizenzen und Zugänge jederzeit selbst im Portal.
- Anlaufzeit am Anfang. Wir nehmen zu Beginn alles auf, und Ihre Ansprechpartner bleiben dieselben.
- Feste Kosten auch in ruhigen Monaten. Dafür gibt es keine Stundenzettel.
Was kostet eine externe IT-Abteilung?
Eine externe IT-Abteilung rechnet meist je Arbeitsplatz und Monat ab. Bei kjello kostet der betreute Arbeitsplatz 29 €. Security+ mit zentral überwachtem Virenschutz und monatlichem Sicherheitsbericht kommt mit 10 € je Arbeitsplatz dazu. Microsoft-365-Lizenzen gibt es zum Lizenzpreis.
Weitere Bausteine und die Einrichtung stehen einzeln im Angebot. Zum Vergleich: Ein IT-Systemadministrator verdient laut Stepstone-Gehaltsdaten im Schnitt rund 46.000 € brutto im Jahr, mit Nebenkosten realistisch 55.000 bis 70.000 €.
- 29 €
- je betreutem Arbeitsplatz und Monat
- + 10 €
- je Arbeitsplatz für Security+, für alle verwalteten Arbeitsplätze
- im Angebot
- weitere Bausteine und Einrichtung, einzeln aufgeschlüsselt
So arbeiten Sie mit Ihrer externen IT-Abteilung zusammen
Für jedes Anliegen gibt es einen klaren Weg – und Menschen, die Ihr Unternehmen kennen.
Portal rund um die Uhr
Kennwort zurücksetzen, Zugriff beantragen, neue Kollegin anmelden – jederzeit.
Mo–Fr, 8 bis 18 Uhr
Das Technik-Team nimmt Störungen und Anfragen an, ohne Begrenzung nach Zeit oder Anzahl.
Kritische Störung
Bei einer kritischen Störung melden wir uns in der Regel innerhalb von 30 Minuten.
Feste Ansprechpartner
Eine Person im Vertrieb und ein Technikerteam, das Ihr Haus kennt.
In vier Schritten zur externen IT-Abteilung
Der Wechsel läuft Schritt für Schritt und dokumentiert, Ihr Betrieb steht nicht still. Wie lange er dauert, hängt von Geräten und Standorten ab; den Zeitplan halten wir im Angebot fest.
Kennenlernen
Im Erstgespräch schauen wir, wie Ihre IT heute aufgestellt ist – unverbindlich.
Aufnehmen
Wir erfassen Geräte, Konten, Lizenzen und Programme und tragen sie ins Portal ein.
Übernehmen
Wir übernehmen den Betrieb Schritt für Schritt. Ihr Tagesgeschäft läuft weiter.
Betreiben
Ab jetzt ist kjello Ihre externe IT-Abteilung. Weitere Bausteine und Projekte nach Bedarf.
Woran Sie eine gute externe IT-Abteilung erkennen
Die günstigste Pauschale ist selten die beste Wahl. Entscheidend ist, ob der Dienstleister Ihr Haus kennenlernt, klar sagt, was er übernimmt, und im Ernstfall erreichbar ist.
Was bei kjello zum betreuten Arbeitsplatz gehört, steht auf der Seite mit den Preisen und Leistungen.
Checkliste für die Auswahl
- Feste Ansprechpartner statt wechselnder Hotline.
- Ein schriftlicher Leistungsumfang: Was deckt der Monatsbetrag ab?
- Feste Servicezeiten und ein klarer Weg für kritische Störungen.
- Geräte, Lizenzen, Zugänge und offene Anfragen sehen Sie selbst.
- Hosting in Deutschland oder der EU und ein benannter Datenschutzbeauftragter.
- Referenzen und Bewertungen, die Sie nachprüfen können.
Für wen sich eine externe IT-Abteilung eignet
Für viele Unternehmen ist sie die beste Lösung – aber nicht für jedes.
- Unternehmen mit 10 bis 250 Arbeitsplätzen ohne voll besetzte IT-Abteilung.
- Firmen, die eine offene IT-Stelle nicht besetzt bekommen.
- Betriebe mit mehreren Standorten oder viel Homeoffice.
Weniger geeignet, wenn …
- Sie eine große eigene IT-Organisation haben – dann passt eher ein gemeinsamer Betrieb mit Ihrem Team.
- Sie nur einen Techniker für eine einmalige Aufgabe suchen.
Nicht sicher? Im unverbindlichen Erstgespräch sagen wir Ihnen ehrlich, ob es sich für Sie rechnet.
Ihre IT-Abteilung – an einem Ort
Mitarbeitende, Geräte und Zugänge laufen im Portal zusammen. Sie sehen jederzeit, wer welches Gerät nutzt – ohne Excel-Liste.
Betrieben von echten Menschen
kjello ist keine anonyme Software, sondern die externe IT-Abteilung eines Systemhauses, das den Mittelstand seit 2004 betreut.
Für Sie heißt das: feste Ansprechpartner, Hosting in Deutschland, ein benannter Datenschutzbeauftragter und bei Bedarf ein Einsatz vor Ort.
- 4,9 / 5
- Google-Bewertung
- seit 2004
- am Markt als Systemhaus
- Bundesweit
- Support vom eigenen Team
- 150+
- Unternehmen bei hagel IT
Unternehmen, die den Schritt gegangen sind
Vier Betriebe, die namentlich für uns einstehen.
Uneingeschränkt weiterempfehlen.
„Wir agieren als internationales Logistikunternehmen und sind daher extrem darauf angewiesen, dass unsere IT stabil und störungsfrei läuft. Mit hagel IT haben wir zum Glück einen erfahrenen Partner, auf den wir uns jederzeit zu 100 % verlassen können.“
Thorsten Eckel Geschäftsführer · Hanse-Service Internationale Fachspedition Logistik & Spedition Das würden wir jederzeit wieder so machen.
„Wir standen vor der großen Herausforderung, unsere gesamte Infrastruktur zu modernisieren. hagel IT hat sich um den kompletten Umzug unserer lokalen Installationen in ein modernes Rechenzentrum gekümmert. Und wir konnten uns in dieser Zeit unseren Kernkompetenzen widmen.“
Stefanie Bahr Geschäftsleitung · Engel & Völkers Commercial Gewerbeimmobilien Die Umsetzung war sehr professionell.
„Besonders wichtig war für uns, dass wir jederzeit arbeitsfähig bleiben und es darf natürlich nichts verschwinden. Die neue Lösung mit Microsoft Office 365 erscheint mir ideal für unsere Bedürfnisse.“
Kristin Reiher Inhaberin · haieundreiher Designagentur Daumen hoch!
„Auch in der Fitness-Branche geht ohne eine reibungslos funktionierende IT nichts. Dank hagel IT ist das gegeben.“
Yanina Jacht Manager · Les Mills Germany Fitness Externe IT-Abteilung – häufige Fragen
Was ist eine externe IT-Abteilung?
Ein IT-Dienstleister, der dauerhaft die Aufgaben einer internen IT-Abteilung übernimmt: Support, Geräte, Konten, Updates und Sicherheit. Sie bekommen ein ganzes Team, ohne selbst einzustellen, und zahlen einen festen Betrag je Arbeitsplatz.
Welche Aufgaben übernimmt eine externe IT-Abteilung?
Alles, was Ihre Mitarbeitenden zum Arbeiten brauchen: Rechner einrichten und aktuell halten, Programme verteilen, Zugänge beim Eintritt anlegen und beim Austritt entziehen, Geräte beschaffen und bei Störungen helfen. Sicherheit, Server und Datensicherung kommen bei kjello als Bausteine dazu.
Was kostet eine externe IT-Abteilung?
Bei kjello kostet der betreute Arbeitsplatz 29 € im Monat, Security+ kommt mit 10 € je Arbeitsplatz dazu. Microsoft-365-Lizenzen gibt es zum Lizenzpreis. Weitere Bausteine und die Einrichtung stehen einzeln im Angebot.
Was ist der Unterschied zwischen einer externen IT-Abteilung und einem IT-Dienstleister?
Ein Dienstleister auf Abruf kommt, wenn etwas kaputt ist, und rechnet nach Stunden ab. Eine externe IT-Abteilung ist dauerhaft zuständig. Sie kennt Ihre Umgebung und hat feste Ansprechpartner für Sie – zu einem festen Betrag je Arbeitsplatz.
Ist eine externe IT-Abteilung dasselbe wie IT-Outsourcing?
Fast. IT-Outsourcing heißt, IT-Aufgaben an einen Partner abzugeben – von der einzelnen Datensicherung bis zum ganzen Betrieb. Die externe IT-Abteilung ist die umfassende Form: Der Partner übernimmt alle Aufgaben einer eigenen IT-Abteilung.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine externe IT-Abteilung?
Vor allem für Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitenden. In dieser Größe ist eine eigene IT-Abteilung selten ausgelastet und schwer zu besetzen. Eine Mindestgröße gibt es bei kjello nicht.
Welche Nachteile hat eine externe IT-Abteilung?
Niemand sitzt am Nachbartisch, das Team muss Ihr Haus erst kennenlernen, und Sie zahlen auch in ruhigen Monaten. Was wir dagegen tun, steht oben bei den Vor- und Nachteilen.
Was passiert mit unserer internen IT?
Das entscheiden Sie. Gibt es niemanden im Haus, übernimmt kjello die ganze IT. Gibt es schon eine IT-Kraft, nimmt kjello ihr das Tagesgeschäft ab. Planung und Entscheidungen bleiben bei ihr.
Behalten wir die Kontrolle über unsere IT?
Ja. Im Portal sehen Sie jederzeit Geräte, Lizenzen, Zugriffe und offene Anfragen. Adminrechte und Entscheidungen bleiben bei Ihnen, jede Änderung wird protokolliert.
Wie schnell bekommen wir Hilfe?
Ein vergessenes Kennwort setzen Ihre Mitarbeitenden rund um die Uhr selbst im Portal zurück. Montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr nimmt das Technik-Team Störungen und Anfragen an. Bei einer kritischen Störung melden wir uns in der Regel innerhalb von 30 Minuten.
Funktioniert eine externe IT-Abteilung auch deutschlandweit und remote?
Ja. kjello betreut Unternehmen in ganz Deutschland. Neue Geräte richten sich beim ersten Anmelden selbst ein. Hilfe läuft über Portal und Fernwartung, bei Bedarf auch vor Ort.
Wo liegen unsere Daten?
In Rechenzentren in Deutschland und der EU. kjello hat einen benannten Datenschutzbeauftragten Ins Portal melden Sie sich auf Wunsch ohne Kennwort an, und jede Änderung wird protokolliert.
Noch eine Frage offen? Sehen Sie sich an, wie kjello arbeitet, werfen Sie einen Blick auf die Preise oder sprechen Sie direkt mit uns.
Bereit für Ihre externe IT-Abteilung?
Erzählen Sie uns, wie Ihre IT heute aufgestellt ist – wir stellen ein passendes Angebot zusammen. Ab 29 € pro Arbeitsplatz.
Unverbindlich · hallo@kjello.de
